IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI

implementasi sistem (system implementation) adalah tahap meletakkan sistem supaya siap dioperasikan. Dalam menjalankan kegiatan implementasi perlu dilakukan beberapa hal yaitu: menerapkan rencana implementasi, implementation plan merupakan kegiatan awal dari tahap
implementasi sistem, rencana implementasi dimaksudkan terutama untuk mengatur biaya dan waktu yang dibutuhkan, melakukan kegiatan implementasi kegiatan implementasi dilakukan dengan dasar kegiatan yang telah direncanakan dalam rencana implementasi, tindak lanjuti implementasi dilakukan dengan pengetesan penerimaan sistem (systems acceptable test) terhadap data yang sesungguhnya dalam jangka waktu tertentu yang dilakukan bersama-sama dengan user. Kegiatan implementasi dilakukan dengan dasar kegiatan yang telah direncanakan dalam kegiatan implementasi antara lain : pemilihan dan pelatihan personil, instalasi hardware dan software, pengetesan program, pengetesan system dan konversi system. Pelatihan personil dilakukan untuk
mengoperasikan sistem, termasuk kegiatan mempersiapkan input, memproses data, mengoperasikan sistem, merawat dan menjaga sistem. Implementasi dimaksudkan terutama untuk mengatur biaya dan waktu yang dibutuhkan selama implementasi. Dalam rencana implementasi ini, semua biaya yang akan dikeluarkan untuk kegiatan implemntasi perlu dianggarkan dalam bentuk anggaran biaya. Anggaran biaya ini selanjutnya juga berfungsi sebagai pengendalian terhadap biaya-biaya yang harus dikeluarkan.

PERSIAPAN TEMPAT

Jika peralatan baru akan dimiliki, maka tempat untuk peralatan perlu dipersiapkan terlebih dahulu. Dua hal penting dalam hal instalasi:
Perletakan komponen-komponen fisik sehingga semua komponen dapat mudah dijangkau secara efektif. Menginstalasi perangkat keras yang sudah dikirim dan menginstalasi perangkat lunak yang sudah ada.
Ruang (sesuai dengan platform teknologi yang akan digunakan - Micro, mini atau mainframe)
Listrik, Telpon, koneksi lainnya, ventilasi, AC, Keset anti debu, karpet, rak, penyangga barang, meja, penyimpan disk/pita, lemari kabinet, tempat personil, lokasi printer, dudukan printer dan furniture yang dirancang secara ergonomis
Pengujian Burn in (simulasi operasi pada vendor).

PELATIHAN PERSONEL

Manusia merupakan faktor yang perlu dipertimbangkan dalam sistem informasi.
Jika sistem informasi ingin sukses, maka personil-personil yang terlibat harus diberi pengertian dan pengetahuan yang cukup tentang sistem informasi dan posisi serta tugas mereka. Personil yang dipilih dapat berasal dari dua sumber yaitu: Karyawan yang telah ada diperusahaan Calon karyawan dari luar perusahaan. Pengembangan dan evaluasi karyawan (Development and evaluation). Tenaga kerja yang bekerja pada organisasi atau perusahaan harus menguasai pekerjaan yang menjadi tugas dan tanggungjawabnya. Untuk itu diperlukan suatu pembekalan agar tenaga kerja yang ada dapat lebih menguasai dan ahli di bidangnya masing-masing serta meningkatkan kinerja yang ada. Dengan begitu proses pengembangan dan evaluasi karyawan menjadi sangat penting mulai dari karyawan pada tingkat rendah maupun yang tinggi. Memberikan kompensasi dan proteksi pada pegawai (Compensation and protection). Kompensasi adalah imbalan atas kontribusi kerja pegawai secara teratur dari organisasi atau perusahaan. Kompensasi yang tepat sangat penting dan disesuaikan dengan kondisi pasar tenaga kerja yang ada pada lingkungan eksternal. Kompensasi yang tidak sesuai dengan kondisi yang ada dapat menyebabkan masalah ketenaga kerjaan di kemudian hari atau pun dapat menimbulkan kerugian pada organisasi atau perusahaan. Proteksi juga perlu diberikan kepada pekerja agar dapat melaksanakan pekerjaannya dengan tenang sehingga kinerja dan kontribusi perkerja tersebut dapat tetap maksimal dari waktu ke waktu.
“Tidak ada sistem yang bekerja secara memuaskan jika para pemakai dan orang lain yang berinteraksi dengan sistem tersebut tidak dilatih secara benar”
“Pelatihan Personil tidak hanya meningkatkan keahlian/ketrampilan pemakai, namun juga memudahkan penerimaan mereka terhadap sistem baru”
Yang perlu diberi pelatihan :
Personel teknis yang akan mengoperasikan dan memelihara sistem tsb.
Berbagai pekerja dan supervisor yang akan berinteraksi langsung dengan sistem untuk mengerjakan tugas dan membuat keputusan
Manajer Umum
(Pihak luar yang berinteraksi dengan sistem)
Pelatihan meningkatkan kepercayaan diri, meminimisasi kerusakan, kesalahan pada tahap awal operasi :
Cakupan pelatihan :
Tutorial, mengajarkan cara menjalankan sampai pelatihan untuk mengajarkan pokok-pokok sistem baru.
Program Pelatihan :
Pelatihan In house
Pelatihan yang disediakan oleh vendor
Jasa pelatihan luar
Teknik dan Alat bantu pelatihan :
Teleconferencing
Perangkat lunak pelatihan interaktif
Pelatihan dengan instruktur
Pelatihan magang
Manual prosedur
Buku teks
Perangkat lunak pelatihan interaktif :
CBT (Computer-Based Training)
ABT (Audio-Based Training)
VBT (Video-Based Training)
VOD (Video-Optical Disk)

PEMBUATAN DOKUMENTASI

untuk mengetahui jumlah dan hubungan interaksi antar proses yang ada. Dokumentasi yang telah dibuat kemudian diterapkan dalam aktifitas proses bisnis sehari – hari sebagai langkah DO. Langkah selanjutnya adalah memeriksa efektifitas pelaksanaan sebagai tahapan CHECK untuk kemudian dilakukan perbaikan bila ada ketidaksesuaian sebagai tahapan ACTION. Dokumentasi adalah hal yang penting dilakukan karena menjadi acuan pada tahapan operasi dan pemeliharaan, pada tahapan implementasi, dokumentasi yang dibuat dapat dibagi menjadi tiga jenis : Dokumentasi Pengembangan, Dokumentasi ini menjabarkan system secara lengkap, mencakup deskripsi system, bentuk keluaran, bentuk masukkan, bentuk basis data, bagan alir program, hasil pengujian dan bahkan lembar penerimaan pemakai. Dokumentasi Operasi, dokumentasi ini mencakup antara lain, jadwal pengoprasian, cara pengoprasian peralatan, factor-faktor keamanan, dan masa berlakunya suatu berkas. Dokumentasi Pemakai, berisi petunjuk untuk menggunakan masing-masing program dan juga mencakup materi pelatihan.
Dokumentasi adalah materi tertulis/video/audio yang menjabarkan cara beroperasinya sebuah sistem (termasuk pokok bahasan-pokok bahasan yang harus dikuasai oleh pemakai)
Tujuan Dokumentasi :
Pelatihan
Penginstruksian
Pengkomunikasian
Penetapan standart kinerja
Pemeliharaan sistem
Referensi histories
Menyiapkan Dokumen
Empat Area Utama Dokumentasi :
Dokumentasi Pemakai
Dokumentasi Sistem
Dokumentasi Perangkat Lunak
Dokumentasi Operasi

KONVERSI SISTEM BARU

Adalah proses organisasional terhadap perubahan sistem informasi lama ke sistem baru
Pendekatan yang dapat dipilih :
Instalasi (konversi) langsung mengganti secara langsung sistem lama dengan sistem baru
Insalasi parallel sistem lama dan baru dijalankan secara bersamaan hingga pihak manajemen memutuskan sistem lama dapat ditutup Fungsi dari sistem lama dan baru tidak begitu berbeda Bandingkan antara hasil sistem baru dengan lama Instalasi hanya pada satu lokasi (konversi pilot) sistem dicoba dijalankan pada satu lokasi dan staf berpengalaman/senior memutuskan jika dan bagaimana sistem baru seharusnya digunakan di seluruh organisasi Sistem yang sama hendak diterapkan dilokasi yang berbeda Instalasi bertahap (phase in). Proses perubahan dari sistem lama ke sistem baru dilakukan secara bertahap, dimulai dengan yang hanya memiliki satu atau lebih sedikit komponen fungsionalitas dan secara gradual berkembang hingga ke seluruh sistem.
Perubahan secara langsung, sistem baru diterapkan dan sistem lama langsung dihentikan, Perubahan secara paralel, sistem baru dijalankan bersama-sama dengan system lama, jika sistem baru tidak ada masalah maka sistem lama dihentikan pemakaiannya, Perubahan secara bertahap, perubahan system lama ke sistem baru dilakukan perjenis kegiatan setelah sistem yang baru dianggap telah ok, Perubahan secara moduler, perubahan system lama ke sistem baru dilakukan permodul (misalnya sistem penjualan, dilanjutkan system pembelian dst.) Perubahan secara terdistribusi, mirip dengan perubahan secara moduler hanya saja perubahannya meliputi berbagai lokasi/cabang.
Proses pengubahan dari sistem lama ke sistem baru. Kompleksitas dalampengconversian tergantung pada beberapa faktor al : Jenis PL, Database, Perangkat H/W, Kendali, Jaringan, prosedur.
Metode :
Konversi langsung
Konversi Paralel
Konversi phase-in
Konversi Pilot

Konversi Langsung
Baik jika :
Sistem baru tidak mengganti sistem lama
Sistem lama sepenuhnya tidak bernilai
Sistem baru bersifat kecil/sederhana
Rancangan sistem baru sangat berbeda dari

Konversi Paralel
Memberikan derajat proteksi yang tinggi dari kegagalan sistem baru
Biaya yang dibutuhkan cukup besar

Konversi Phase-In
Sistem baru diimplementasi beberapa kali, sedikit demi sedikit untuk menggantikan sistem yang lama
Sistem harus disegmentasi
Perlu biaya tambahan untuk mengembangkan interface temporer dengan sistem lama.
Daya terapnya terbatas, proses implementasi membutuhkan waktu yang panjang

Konversi Pilot
Perlunya segmentasi organisasi
Resiko lebih rendah dibandingkan metode konversi langsung
Biaya lebih rendah dibandingkan metode paralel
Cocok digunakan apabila adanya perubahan prosedur, H/W dan S/W

Mengconversi File Data
“Keberhasilan konfersi sistem sangat tergantung pada seberapa jauh profesional sistem menyiapkan pengkonversian file data yang diperlukan untuk sistem baru”
Konversi/Modifikasi meliputi :
Format File
Isi File
Media Penyimpanan

Metode Dasar Konversi File :
Konversi File Total  dapat digunakan pada ke 4 metode konversi sistem
Konversi File Gradual  terutama digunakan pada metode paralel dan phase-in

Konfersi file Gradual :
Selama konversi file perlu diperhatikan prosedur kendali untuk memastikan integrasi data.
Prosedur kendali untuk masing-masing klasifikasi file berbeda.

Klasifikasi File :
File Master
File Transaksi
File Index
File tabel
File backup
Suatu Transaksi diterima dan dimasukan ke dalam sistem
Program mencari file master baru untuk record yang akan diupdate oleh transaksi tsb, jika record tersebut ada maka pengupdatetan record selesai.
Jika record tidak ditemukan dalam file master baru, file master lama diakses untuk record yang tepat dan ditambahkan pada file master baru dan diupdate.
Jika Transaksi untuk record baru, record baru disiapkan dan ditambahkan ke file master baru.

PENINJAUAN SETELAH IMPLEMENTASI

Pengujian penerimaan sistem (systems acceptance test), Membahas hasil systems acceptance test, Mengambil keputusan akhir, Apakah sistem berjalan sesuai harapan ?? Jika sesuai, maka penyerahan system, Jika tidak sesuai, maka kembali ke tahap Analisis.
Pengujian sistem pada tahap Kegiatan Implementasi (systems test) : Menggunakan data test , Dilakukan oleh system analyst dengan programmer. Pengujian sistem pada tahap Tindak Lanjut Implementasi (systems acceptance test) : Menggunakan data sesungguhnya (real data) dalam jangka waktu tertentu, Dilakukan oleh system analyst dengan end user.
Evaluasi Sistem sbaru setelah implementasi, Bidang tinjauan pasca implementasi yaitu ada beberapa factor, yaitu Faktor system, Faktor kelayakan Telos, Faktor strategic PDM, Faktor rancangan MURRE. Komponen rancangan system yaitu ada output, input, proses, database, kendali, Flatform tekhnologi. Estimasi : Waktu, biaya, manfaat. Tingkat dukungan : Sumber daya yang tersedia, manajemen puncak, pelatihan. BIdang tinjauan pasca implementasi yaitu direncanakan dan actual. Dan laporan tinjauan pasca implementasi yaitu memperlihatkan variansi rencana dan actual.